上班族英文 用語過時40年 商業信語氣不當 投訴信開首How are you

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向供應商發電郵投訴，竟以「Hi！How are you？」開首，對方怎會認真看待？有教授商業英語課程的導師指，除用語不當外，不少港人上班族英語停留於30、40年前，會用「aforementioned」等過時用語，雖然不影響意思卻令專業形象大打折扣。

英國文化協會導師Matthew Sexton來港六年，發現不少上班族英文用語老套，例如過於正式的「aforementioned」、「Please be advised」、「herein」等，屬於30、40年前的英文。他指，現代商業英語着重信息內容和建立關係，在寫電郵時要直接，不要讓對方看了一大段文字後，才得知其意思。

被動式句予人卸責感

被動式句子等於有禮貌？Sexton指出，被動式給人感覺是避免責任，如「It has been decided……」，其實可改為「We have decided……」。被動式亦不夠個人化，例如「It is understood that……」，而不是「you can do this……」，恍如寫給不認識的人，阻礙和合作對象建立關係。

在英語溝通中建立關係，商業往來文件應視乎對象，用適當語調，對客人較有禮，對同事則可輕鬆一點，惟行政人員往往拿捏不好語調，不是過於正規，過多正式詞彙，就是過於不拘禮節，口語十足。

Sexton憶述，曾有次在課堂上，要求學生撰寫投訴信給供應商，關於訂購貨品的問題，有學員竟以「Hi, How are you？」作起首，他表示，該語調不符投訴目的，理應開首直接表達寫信目的，如「Dear XXX, I am writing to you about our order……」，第二步應說明希望得到的回應。

熟知動詞介詞配搭困難

Sexton認為，錯配介詞（preposition）是另一問題，常犯錯誤是動詞discuss後加介詞about，正確毋須加介詞在後。

他表示要熟知動詞該配搭甚麼介詞確實困難，雖然通常不會影響表達意思，卻影響專業形象，因職場對專業人士及行政人員能用準確英語要求較高。

要學好英語，除多看英文報章和雜誌外，Sexton建議行政人員活用網絡上的英語資源，坊間有不少教詞彙、文法的手機英語教育應用程式和YouTube頻道；如想訓練聽力，看英文電影時可初配以英文字幕，第二遍則關掉字幕。